Skip to main content

Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren
Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Karriere bei der Akhetonics GmbH. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten.
1. Verantwortlicher
Akhetonics GmbH
Akazienstr. 3a
10823 Berlin
Deutschland
Telefon: +49 157 57152876
E-Mail: business@akhetonics.com
Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg (Berlin)
Registernummer: HRB 232905 B
2. Datenschutzbeauftragter
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
Michael Kissner
Datenschutzbeauftragter
Akhetonics GmbH
Akazienstr. 3a
10823 Berlin
Deutschland
Telefon: +49 157 57152876
E-Mail: business@akhetonics.com
3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiten wir ausschließlich die personenbezogenen Daten, die Sie uns über unsere Karriereseite oder auf anderem elektronischen Weg zur Verfügung stellen.
Hierzu gehören insbesondere:
  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • LinkedIn-Profil (optional)
  • Information darüber, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
  • Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate und sonstige Dokumente)
  • Weitere Informationen, die Sie freiwillig im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen
Bitte beachten Sie, dass Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten oder Angaben zur Schwerbehinderung) enthalten können. Bitte übermitteln Sie solche Informationen nur, soweit sie für Ihre Bewerbung erforderlich sind.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Rechtsgrundlagen hierfür sind:
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • § 26 Abs. 1 BDSG
Soweit Sie freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten übermitteln, erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage von § 26 Abs. 3 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 DSGVO.
5. Zugriff auf Ihre Daten
Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten erhalten ausschließlich diejenigen Mitarbeitenden der Akhetonics GmbH, die unmittelbar am Bewerbungsprozess beteiligt sind. Hierzu gehören insbesondere Mitarbeitende aus Human Resources sowie die jeweils zuständigen Fachbereiche.
6. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur solange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist.
Sofern keine Einstellung erfolgt, löschen wir Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen zusätzlich in unserem Talent Pool für 24 Monate, um Sie bei zukünftigen passenden Stellen berücksichtigen zu können. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis, werden die im Bewerbungsverfahren erhobenen Daten in die Personalakte übernommen, soweit dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
7. Einsatz von Personio
Für die Durchführung unseres Bewerbungsmanagements nutzen wir die Software Personio SE & Co. KG, Rundfunkplatz 4, 80335 München.
Personio verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Mit Personio besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Personio finden Sie unter:
https://www.personio.de/datenschutzerklaerung/
Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt verschlüsselt mittels TLS.
8. Weitergabe personenbezogener Daten
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn,
  • dies ist gesetzlich vorgeschrieben,
  • die Weitergabe ist zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich oder
  • Sie haben ausdrücklich eingewilligt.
9. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
Michael Kissner
Telefon: +49 157 57152876
E-Mail: business@akhetonics.com
Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO zu beschweren.
10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund gesetzlicher Änderungen oder Anpassungen unseres Bewerbungsverfahrens erforderlich wird.
Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihrer Bewerbung veröffentlichte Version.
Unsere allgemeine Datenschutzerklärung finden Sie unter:
https://www.akhetonics.com/datenschutz

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.